Kumppanuushankkeen hallinnointi ja raportointi (KA220 ja KA240)

Hankkeen toimeenpanoon ja hallinnointiin sisältyy erilaisia vaiheita ja toimenpiteitä. Tutustu hankkeen etenemiseen linkistä. 

Rahoituspäätöksen jälkeen hanketta koordinoiva organisaatio tekee Suomen kansallisen Erasmus+ -toimiston eli Opetushallituksen kanssa avustussopimuksen. Avustussopimuksesta käy ilmi, mitä sääntöjä ja velvoitteita tukea saavan organisaation on noudatettava esimerkiksi hankkeen raportointiin liittyen. 

Avustussopimuksen lisäksi avustuksen käyttöä määrittelee ja ohjaa Erasmus+ -ohjelmaopas. Opas sisältää tietoa rahoitussäännöistä ja hanketarkastuksista. Lue sekä B-osion Kumppanuushankkeet että C-osion Tietoja hakijoille.  

Lisäksi opas kertakorvausmallista (Handbook on the lump sum funding model) sisältää hyödyllistä tietoa kertakorvaukseen perustuvasta rahoitusmallista, työpaketeista ja indikaattoreista. 

Varmista, että luet oikean vuoden oppaita eli siltä vuodelta, kun hankkeellesi on myönnetty rahoitusta.

Hankkeissa voi tapahtua erilaisia muutoksia sopimuskauden aikana ja niistä tulee ilmoittaa kansalliseen toimistoon. Tietyt muutokset edellyttävät sopimusmuutoksen tekemistä.  

Ilmoita hankkeen yhteyshenkilön muutoksista muutosilmoituslomakkeella. Ilmoita organisaation laillisen edustajan muutoksista sopimusmuutoslomakkeella.

Hae sopimusmuutoslomakkeella sellaisia avustussopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää. Ole yhteydessä hankkeesi yhteyshenkilöön Opetushallituksessa ennen sopimusmuutoslomakkeen lähettämistä. 

Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet Opetushallituksesta. Muita muutoksia ovat esimerkiksi: 

• organisaatioiden yhdistyminen
• organisaation virallisen nimen muutos
• pankkitietojen muutos 

Kumppanuushankkeet raportoidaan Erasmus+ Project management and reporting tool -raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module). Koulutamme järjestelmän käytöstä webinaareissa. 

Raportointijärjestelmä löytyy kirjautumalla EU Login -tunnuksilla Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -sivustolle. Valitse valikosta Projects ja My Projects. Hankkeen koordinaattori voi lisätä käyttöoikeuksia järjestelmässä myös muille hankkeessa toimiville henkilöille omasta ja partneriorganisaatioista.

Hankkeen tiedot ovat julkisesti nähtävillä Erasmus+ Project Results -sivustolla. Hankkeen päätyttyä tehdyt tuotokset lisätään sivustolle. 

Alta löydät mallilomakkeita, joita voi hyödyntää hankkeessa. Lomakkeita voi muokata hankkeenne tarpeisiin sopivaksi esimerkiksi vastuiden ja aikataulujen osalta. Voitte myös käyttää omia lomakkeita. 

Järjestämme hankkeen hallintoon ja raportointiin liittyviä koulutuksia, joihin kutsumme hankkeiden koordinaattorit. Jos hankkeessasi on vaihtunut koordinaattori, voit pyytää linkkiä koulutusten materiaaleihin hankkeesi yhteyshenkilöltä Opetushallituksessa. Suosittelemme myös liittymään koulutussektorisi sähköpostilistoille (ks. kohta Ota yhteyttä Erasmus+ kansalliseen toimistoon). 

Ilmoitathan hankkeen yhteyshenkilöiden muutoksista Opetushallitukseen muutosilmoituslomakkeella, jotta saat tiedot koulutuksista (ks. kohta Muutoksista ilmoittaminen).

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen koordinaattorin on huolehdittava, että hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tiedotetaan tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Erasmus+ -logoa on käytettävä hankkeen viestinnässä sekä rahoituslähde on mainittava. 

Ota yhteyttä oman sektorisi kumppanuushankkeiden yhteyshenkilöön Opetushallituksessa mikäli sinulla on kysyttävää hankkeen hallinnosta.

Pienimuotoisille kumppanuushankkeille (KA210) on oma ohjesivunsa hallinnointiin ja raportointiin.