EU Login, OID ja PIC: näin rekisteröidyt Erasmus+ -ohjelman osallistujaksi

OID-koodin tai PIC-koodin hankkimista varten tarvitset EU Login -tunnuksen.

EU Login on Euroopan komission tietojärjestelmien käyttäjien todennuspalvelu. Sen avulla voit kirjautua komission erilaisiin verkkopalveluihin yhden sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla. Esimerkkejä tällaisista järjestelmistä ovat OID-rekisteröityminen ja hakulomakkeet.

Joissakin järjestelmissä käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi vaaditaan pakollisena myös monivaiheinen todennus. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi Beneficiary Module (BM) ja Euroopan nuorisoportaali (EYP), joissa monivaiheinen todennus on pakollinen.

EU Login -tunnus on henkilökohtainen ja sillä pääset

• organisaation rekisteröitymisjärjestelmään,
• hakemusportaaliin sekä
• hankerahoituksen saatuasi hankehallinnon työkaluihin.

EU Login -tunnus hankitaan vain kerran. Voit käyttää aiemmin tehtyä tunnusta.

EU Login Multi-Factor Authentication (video) (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
EU Login and My Mobile Devices (video) (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
Videoihin voi valita sopivan tekstityskielen videon asetuksista. 

• Jos organisaatiosi on ollut aiemmin hakijana tai kumppanina Opetushallituksesta tai Brysselin toimeenpanovirastosta haetuissa Erasmus+ -hankkeissa, tulee käyttää aiemmin luotua koodia.
• Kaikilla korkeakouluilla on jo käytössä sekä OID-koodi että PIC-koodi. Korkeakoulujen koodiin on yhdistetty myös akkreditointitunnus eli ECHE-tunnus (Erasmus Charter for Higher Education). Korkeakoulujen tulee käyttää jo olemassa olevaa tunnusta.
• Tarkista käytettävä tunnus joko oman organisaatiosi tai ryhmäsi hankevastaavilta, OID- ja PIC-koodin yhteyshenkilöltä tai suoraan rekisteröintijärjestelmästä. Epäselvissä tapauksissa voit olla aina yhteydessä Opetushallitukseen. Huomaa, että OID-koodi ja PIC-koodi hankitaan eri järjestelmistä.

Organisaatiokoodeja on kaksi:

• OID-koodi eli Organisation ID
• PIC-koodi eli Participation Identification Code.

Näiden käyttö poikkeaa toisistaan. Joissain tapauksissa saatat tarvita molemmat koodit. 

OID-koodi

• tarvitset OID-koodin, kun haet rahoitusta Opetushallituksesta
• Opetushallituksesta hakiessasi kaikkien hankkeeseenne osallistuvien organisaatioiden ja nuorten vapaiden ryhmien pitää rekisteröityä ja hankkia itselleen OID-koodi.
• OID-rekisteröityminen tehdään vain kerran ohjelmakauden 2021ꟷ2027 aikana
• edellisellä ohjelmakaudella hankittu OID-koodi on edelleen voimassa.

PIC-koodi

• tarvitset PIC-koodin, kun haet rahoitusta Euroopan komission audiovisuaali-, koulutus- ja kulttuurialan toimeenpanovirasto EACEA:sta (Bryssel)
• toimeenpanovirastosta hakiessasi kaikkien hankkeeseenne osallistuvien organisaatioiden ja nuorten vapaiden ryhmien pitää rekisteröityä ja hankkia itselleen PIC-koodi
• PIC-rekisteröityminen tehdään vain kerran ohjelmakauden 2021ꟷ2027 aikana
• edellisellä ohjelmakaudella hankittu tai voimassa ollut PIC-koodi on edelleen voimassa.

1. kirjaudu EU Login -tunnuksellasi OID- tai PIC-järjestelmään
2. saat heti OID-koodin tai PIC-koodin käyttöösi. Voit hakea rahoitusta, vaikka OID- tai PIC-koodia ei ole sertifioitu.

Huomaa, että OID-koodi ja PIC-koodi hankitaan eri järjestelmästä:

• OID-koodi tehdään kansallisten toimistojen hallinnoimien hankkeiden organisaatiorekisterissä. (Erasmus+ and European Solidarity Corps: Organisation registration for actions managed by National Agencies)
• PIC-koodi tehdään SEDIA:ssa eli Funding & tender opportunities: Single Electronic Data Interchange Area -portaalissa.

Saat OID- tai PIC-koodin käyttöösi heti rekisteröinnin yhteydessä. Voit hakea rahoitusta, vaikka OID- tai PIC-koodia ei ole sertifioitu.

Voit lisätä pakolliset liitteet hieman myöhemmin. Kansalliset toimistot tai komissio tarkastavat organisaatioiden tiedot viimeistään rahoituspäätösten jälkeen, jolloin tietojen tulee olla saatavilla järjestelmästä. Huomaa, että ilman pakollisia liitteitä hankkeelle ei voi tehdä rahoitussopimusta.

Liitteet

Täytä, tulosta, allekirjoita ja skannaa tarvitsemasi liitteet koneellesi. Lataa ne rekisteröintijärjestelmään.

Organisaatiossa lomakkeet saa allekirjoittaa vain allekirjoitusoikeuden omaava henkilö. Nuorten vapaassa ryhmässä dokumentit allekirjoittaa hankkeen laillinen edustaja.

1. Oikeussubjekti- ja tilitietolomake (Legal Identification Form)

• lomake on pakollinen kaikille organisaatiolle ja nuorten vapaille ryhmille
• lomake on tällä hetkellä saatavilla vain englanniksi

Organisaatio: valitseva sopiva lomake

• julkisyhteisö tai
• yksityinen yritys

Nuorten vapaa ryhmä: valitse luonnollinen henkilö -lomake

• täytä lomakkeeseen laillisen edustajan tiedot ja allekirjoitus
• liitä mukaan kopio laillisen edustajan henkilökortista tai passista.

Lomakkeeseen ei tarvita pankin allekirjoitusta ja leimaa, jos liität mukaan kopion tuoreen tiliotteen etusivusta missä näkyy seuraavat tiedot: tilin nimi, tilinumero ja pankin nimi.

2. Yhdistysrekisteriote tai perustamispäätös

• liite vaaditaan kaikilta organisaatioilta, pois lukien koulut ja päiväkodit.
• liitettä ei vaadita nuorten vapailta ryhmiltä.
• liitteen tulee olla jäljennös organisaation perustamispäätöksestä, säädöksestä tai ote Patentti- ja rekisterihallituksen rekisteristä tai muu kansallisen viranomaisen antama todistus, josta organisaation olemassaolo voidaan todeta.

3. Perustietolomake kouluille ja päiväkodeille

• koulut ja päiväkodit täyttävät ja liittävät rekisteröitymisen yhteydessä erillisen perustietolomakkeen, joka korvaa yhdistysrekisteriotteen tai perustamispäätöksen.

Tähdellä (*) merkityt tiedot ovat pakollisia.

• Legal name (English)*: kirjoita organisaation tai koulun virallinen nimi englanniksi, jos käännös on rekisteröity. Muussa tapauksessa kirjoita organisaation virallinen nimi alkuperäisellä kielellä.
• Legal name (Original language)*: organisaation virallinen nimi suomeksi tai ruotsiksi
• Establishment/Registration country*: valitse Finland (FI)
• Registration number*: Syötä tähän Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus. Y-tunnuksessa on seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki, eli se on muotoa 1234567-8.
• VAT number*: jos organisaatiosi on arvonlisävelvollinen, kirjoita ALV-numerosi tähän. Jos organisaatiosi ei ole ALV-velvollinen, valitse "VAT number not applicable".
  ALV-tunnus on muotoa: FI ja kahdeksan numeroa, esimerkiksi FI12345678.
• Organisation legal status*: valitse organisaatiotasi kuvaavat seuraavista:
  • a natural person (yksityishenkilö) tai a legal person (oikeushenkilö, esimerkiksi kunta, yritys tai yhdistys)
  • private entity (yksityinen yritys) vai public body (julkisyhteisö)
  • non profit (voittoa tavoittelematon) vai for profit (voittoa tavoitteleva)
  • NGO (kansalaisjärjestö)
• Organisation contact person*: OID-rekisterissä tarkoittaa henkilöä, johon voidaan ottaa yhteyttä järjestelmän kautta. Jotta ”Organisation contact person” pystyy päivittämään organisaation tietoja, lisää tiedot myös Authorised Users -kohtaan.
• Authorised Users*: Authorised User tarkoittaa henkilöä, jolla on oikeus päivittää OID-tietoja. Suosittelemme lisäämään tähän useamman henkilön tiedot.