Ohjeita hankkeen hallinnoijalle

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme sopimusmuutoksen.

Täytä ja lähetä sähköisesti täytettävä ja allekirjoitettava muutoslomake laillisen edustajan allekirjoittamana seuraavissa tapauksissa:

• hankekauden pidennys
• budjettimuutos
• kumppaniorganisaation vaihto
• uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen
• organisaatioiden yhdistyminen
• organisaation virallisen nimen muutos
• pankkitietojen muutos
• vapaaehtoishankkeet: hankkeellenne myönnetään hakemuksen perusteella lisärahoitusta poikkeuksellisiin kustannuksiin.

Hankkeen yhteyshenkilö voi allekirjoittaa lomakkeen ilmoittaessaan edunsaajan henkilövaihdoksista.

Lomakkeet lähetetään Visma Sign -palvelusta ja niiden allekirjoittamiseen tarvitsette suomalaiset pankkitunnukset.

Täytä lomake huolellisesti. Älä jätä yhtään kohtaa tyhjäksi. Tarkista ennen lähettämistä, että olet antanut kaikki pyydetyt tiedot. Jos haluat tehdä saman muutoksen useammalle hankkeelle, ilmoita jokainen hankenumero lomakkeella. 

Kaikki rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hallinnointiin ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin.

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Saat erillisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Avustussopimuksen liitteet löydät omalta sivulta.

Avustussopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus. Avustus koostuu ennakkomaksusta tai -maksuista sekä loppusuorituksesta.

Ennakkomaksu

Ennakkomaksu maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

1. molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sähköisesti avustussopimuksen
2. hankkeenne laillinen edustaja on allekirjoittanut sähköisesti pankkitietolomakkeen.

Lähetämme teille linkit molempiin asiakirjoihin sopimusprosessin aikana.

Jos avustussopimuksessa on määritelty hankkeellenne 2 ennakkomaksua, sopimuksessa määritellään myös ehdot ja annetaan ohjeet, miten toinen ennakkomaksuerä maksetaan tilillenne.

Loppusuoritus

Avustussopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Kun olette jättänyt loppuraportin, tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille avustuksen loppuosan.

Loppusuorituksen summa pienenee, jos ette ole käyttänyt kokonaan hankkeellenne myönnettyä avustusta.

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Raportointialusta

• Vuodesta 2021 alkaen rahoitetut hankkeet: Beneficiary Module

Näin kirjaudut loppuraporttialustalle

• kirjaudu EU Login -tunnuksella
• käytä kirjautumiseen hankehakemuksessanne ilmoitettua sähköpostiosoitetta.

Vapaaehtoishankkeet (ESC51)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

• organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
• poikkeuksellisten kulujen tositteet.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä:

• organisaatiotuen todentava allekirjoituslista
  • voit käyttää OPHn mallilomaketta ”Proof of attendance, Volunteering activities” (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) tai tehdä oman listan
• taskurahan maksun todentava allekirjoituslista tai todiste maksusta
• mikäli hankkeessa on vihreää matkustamista, teidän on tehtävä valaehtoinen vakuus vihreästä matkustamisesta. Valitkaa lomake hankkeen rahoitusvuoden perusteella: 
  • Vihreän vakuuden lomake ennen vuotta 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
  • Vihreän vakuuden lomake vuonna 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
• mikäli hankkeessa käytetään osallisuustukea: osallisuustuen vakuus (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan), eli valaehtoinen vakuus osallisuustuen oikeutuksesta (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet).

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

• jokainen vapaaehtoinen
• valmistelutapaaminen: raportteja ei täytetä.

Solidaarisuushankkeet (ESC30)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

• organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
• poikkeuksellisten kulujen tositteet
• allekirjoitettu työaikalista (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) ohjaajakustannusten todentamiseksi, mikäli on myönnetty coach-tukea.

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

• hankkeen tehneet nuoret.

Euroopan solidaarisuusjoukot -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa Force majeure -käytäntöjä.

Raportointialustalla on paljon henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista alustalla siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille ja kansalliselle toimistolle. Tämän jälkeen henkilötietoja ei voida enää yhdistää tiettyyn henkilöön ilman erillisiä toimenpiteitä. Henkilötietojen piilottaminen on Euroopan komission toimenpide.

Käytämme yksittäisistä liikkujista edunsaajan ja kansallisen toimiston välisessä yhteydenpidossa nimen sijaan PRN-numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. PRN on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy raportointialustalta.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin raportointialustalla määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.

Vapaaehtoisen tietopaketista nuori saa hyödyllistä tietoa, mitä tapahtuu ennen vapaaehtoisjaksoa, sen aikana ja jälkeen. Varmista että vapaaehtoistoiminnan hankkeen vapaaehtoiset saavat tietopaketin.