Tiedonluovutuksen käytännöt ja tietopyynnöt

Viranomaisten laatimat ja heidän hallussaan olevat asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole lailla määrätty salaisiksi. Asiakirjajulkisuudesta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999, julkisuuslaki). Jokaisella on myös oikeus saada tieto mistä tahansa julkisesta viranomaisen asiakirjasta riippumatta siitä, onko hän asiassa asianosainen vai ei. Viranomainen voi harkintansa mukaan antaa tiedon myös asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen.

Julkisuuslaissa säädetään enimmäismääräajat asiakirjapyyntöä koskevan asian käsittelylle. Pääsääntönä on asian käsittely viipymättä. Asia on ratkaistava ja asiakirja annettava viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saamisesta ja hankalimmissa tapauksissa viimeistään kuukauden kuluessa pyynnöstä.

Jos virkamies katsoo, että pyydettyjä asiakirjoja ei voida antaa, asiakirjan pyytäjä voi saattaa asian viranomaisessa käsiteltäväksi. Asian ratkaisusta annetaan valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Tietojen maksullisuus

Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi taikka lähetetään sähköpostin välityksellä. Maksu kuitenkin voidaan periä silloin, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia. Myös asiakirjasta annettavista kopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu. 

Valtion viranomaisten suoritteiden maksullisuuden ja suoritteista perittävien maksujen suuruuden yleisistä perusteista sekä maksujen muista perusteista säädetään valtion maksuperustelaissa (150/1992).  Opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksessa (1508/2025) on säädetty Opetushallituksen sekä Karvin ja YTL:n suoritteiden maksullisuudesta ja maksujen suuruuksista. Opetushallituksen liiketaloudellisten suoritteet ja niiden maksut on määritelty tarkemmin Opetushallituksen päätöksessä OPH-138-2026, joka on voimassa 19.1.2026 alkaen. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on laadittu helpottamaan tiedon löytymistä Opetushallituksen verkkopalveluista ja tarvittaessa tietopyynnön tekemistä Opetushallituksen ja sen erillisyksiköiden Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (JOTPA),  Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen (KARVI) sekä Ylioppilastutkintolautakunnan (YTL) tietoaineistoista.

Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten Opetushallituksen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta on jäsentynyt, mitä tietoja niissä on ja missä laajuudessa tietoja käsitellään. Kuvaus sisältää asiarekisterin ja palvelujen tiedonhallinnan julkiset tiedot sekä tiedon siitä, miten ja mistä tietoja voi pyytää.

Asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan Opetushallituksen kirjaamon sähköpostiin: kirjaamo [at] oph.fi.

Henkilötietojen luovuttamiseen kohdistuu rajoituksia. Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja vain sellaiselle taholle, jolla oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Luovutukselle on aina löydyttävä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste, kuten esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai rekisteröidyn suostumus.

Lisäksi erityisten henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen liittyy erityisrajoituksia.

Tietopyyntö rekistereistä ja tietovarannoista

Tietopyyntö on tehtävä aina, kun tietoja pyydetään luovutettavaksi Opetushallituksen valtakunnallisista rekistereistä ja tietovarannoista riippumatta siitä, onko tieto julkinen vai salassa pidettävä.

Tietopyyntö ja tiedustelut lähetetään sähköpostilla osoitteeseen: aineistopyynnot [at] oph.fi.

Tietopyynnöstä tulee käydä ilmi mm. hakijan perustiedot sekä tiedot haettavista tiedoista ja niiden käyttötarkoituksesta. Tietojen pyytäjälle lähetetään tietopyyntölomake, jolla tarvittavat tiedot kerätään.

Jos virkamies kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, tietopyynnön tekijä voi saattaa asian viranomaisessa käsiteltäväksi. Asian ratkaisusta annetaan valituskelpoinen päätös, josta voi valittaa hallinto-oikeuteen.

Tietojen maksullisuus

Maksun määrän perusteista säädetään valtion maksuperustelaissa (150/1992). Maksun suuruus määräytyy opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksessa Opetushallituksen suoritteiden maksullisuudesta (1188/2023) mainitulla tavalla. Opetushallituksen liiketaloudellisten suoritteet ja niiden maksut on määritelty tarkemmin Opetushallituksen päätöksessä OPH-138-2026, joka on voimassa 19.1.2026 alkaen. Rekisteri- ja tietovarantoaineistojen poimintakohtainen toimitusmaksu 660 euroa/tilaus, jonka lisäksi poiminnan toteutuksesta peritään 189 e / alkava tunti. Minimiveloitus on 849 euroa. 

Tietojen säännölliset luovutukset toiselle viranomaiselle

Viranomaisten kesken tapahtuvat säännöllisesti toistuvat ja vakiosisältöiset luovutukset pyritään toteuttamaan teknisten rajapintojen avulla. 

Tietojen luovuttamisesta on tehtävä tietopyyntö. Säännönmukaisista luovutuksista tehdään tietopalvelusopimus Opetushallituksen ja luovutuksensaajan kesken.

Lisätietoa sähköpostiosoitteesta: aineistopyynnot [at] oph.fi

Tietojen pyytäminen tutkimuskäyttöön

Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista on mahdollista saada tietoa tutkimusta varten.

Tieteellinen ja historiallinen tutkimus tunnistetaan tietosuoja-asetuksessa perusteeksi käsitellä henkilötietoja. Tieteellistä tutkimusta varten voi olla mahdollista saada myös salassa pidettäviä tietoja tiettyjen edellytysten täyttyessä. Mikäli pyydettävään tietoon sisältyy henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja, on Opetushallituksella velvollisuus pyytää tutkijalta, tutkimusryhmältä tai tutkimusorganisaatiolta tietopyynnön liitteeksi tarvittavia selvityksiä (esim. tutkimussuunnitelma). 

Lisätietoa ja tutkimuksen tietopyynnön lomakepohjan voi pyytää sähköpostiosoitteesta: aineistopyynnot [at] oph.fi

Jokaisella on lähtökohtaisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä käsitellä häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeus perustuu tietosuoja-asetukseen (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 2016/679). Omia tietoja voi pyytää täyttämällä omien tietojen tarkastamista koskevan tarkastuspyyntölomakkeen. Voit esittää pyyntösi myös vapaamuotoisesti, pyynnöstä tulee selvitä, mitä tietoja haluat tarkistaa ja mitä rekisteriä tarkastuspyyntö koskee. Opetushallitus toimittaa tiedot yhden kuukauden kuluessa.

Osa rekisteritiedoista on nähtävillä Opintopolun palvelussa Oma Opintopolku.

Tietojen maksullisuus

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Maksu voidaan kuitenkin periä, mikäli rekisteröidyn pyynnöt ovat niiden toistuvuudesta tai muusta syystä ilmeisen kohtuuttomia tai perusteettomia. Myös henkilötietoja koskevista lukuisista jäljennöksistä voidaan periä hallinnollisiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.