Ohjeita hankkeen hallinnoijalle

Kun hankkeeseenne tulee muutoksia, teemme sopimusmuutoksen.

Täytä ja lähetä sähköisesti täytettävä ja allekirjoitettava muutoslomake laillisen edustajan allekirjoittamana seuraavissa tapauksissa:

• hankekauden pidennys
• budjettimuutos
• kumppaniorganisaation vaihto
• uuden kumppanisorganisaation lisääminen hankkeeseen
• organisaatioiden yhdistyminen
• organisaation virallisen nimen muutos
• pankkitietojen muutos
• laillisen edustajan muutos.

Hankkeen yhteyshenkilö voi allekirjoittaa lomakkeen ilmoittaessaan hankkeen yhteyshenkilön tai OLS-yhteyshenkilön vaihdosta.

Lomakkeet lähetetään Visma Sign -palvelusta ja niiden allekirjoittamiseen tarvitsette suomalaiset pankkitunnukset.

Täytä lomake huolellisesti. Älä jätä yhtään kohtaa tyhjäksi. Tarkista ennen lähettämistä, että olet antanut kaikki pyydetyt tiedot. Jos haluat tehdä saman muutoksen useammalle hankkeelle, ilmoita jokainen hankenumero lomakkeella. 

Kaikki Erasmus+ nuorisoalan rahoitusta saaneet hankkeet saavat meiltä koulutusta hankkeensa hallinnoinnista ja talouteen liittyvistä yksityiskohdista. Koulutukset tarjoavat myös hyvän mahdollisuuden tutustua muiden hankkeiden vetäjiin.

Jokaiseen hakukierrokseen liittyy oma koulutuksensa. Saat erillisen sähköpostikutsun tilaisuuteen.

Avustussopimuksen liitteet löydät omalta sivulta.

Avustussopimuksessa määritellään, miten teille maksetaan hankkeenne saama rahoitus. Avustus koostuu ennakkomaksusta tai -maksuista sekä loppusuorituksesta.

Ennakkomaksu

Ennakkomaksu maksetaan ilmoittamallenne tilille, kun

1. molemmat sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sähköisesti avustussopimuksen
2. hankkeenne laillinen edustaja on allekirjoittanut sähköisesti pankkitietolomakkeen.

Lähetämme teille linkit molempiin asiakirjoihin sopimusprosessin aikana.

Jos avustussopimuksessa on määritelty hankkeellenne 2 ennakkomaksua, sopimuksessa määritellään myös ehdot ja annetaan ohjeet, miten toinen ennakkomaksuerä maksetaan tilillenne.

Loppusuoritus

Avustussopimuksessa mainitaan loppusuorituksen laskennallinen enimmäismäärä, jonka hankkeenne voi saada. 

Kun olette jättänyt loppuraportin, tarkastamme hankkeenne hyväksyttävät kulut. Raportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille avustuksen loppuosan.

Loppusuorituksen summa pienenee, jos ette ole käyttänyt kokonaan hankkeellenne myönnettyä avustusta.

Väliraportti

Joissakin pitkäkestoisissa hankkeissa teiltä pyydetään väliraportti ennen seuraavan avustuserän maksamista. Asiasta on mainittu avustussopimuksessa, ja saatte meiltä erikseen viestin asiasta hyvissä ajoin ennen raportin jättämistä. 

Päivitämme väliraporttiohjeet myöhemmin.  

Loppuraportti

Teidän tulee jättää hankkeenne loppuraportti viimeistään 60 vuorokauden kuluessa hankekauden loppumisesta.

Loppuraporttinne arvioidaan samaan tapaan kuin aiemmin hankehakemuksenne. Saatte siitä sekä pisteet (enintään 100 pistettä) ja kirjallisen palautteen.

Raportointialusta

• Vuodesta 2021 alkaen rahoitetut hankkeet: Beneficiary Module

Beneficiary Module -raportointijärjestelmää varten tarvitset osallistujista seuraavat tiedot

• osallistujan etunimi ja sukunimi
• osallistujan syntymäaika
• osallistujan sähköpostiosoite
• osallistujan kansalaisuus
• osallistujan sukupuoli (female-male-undefined).

 Siirry Beneficiary Module -alustalle (hankkeet 2021-2027) (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)

Huomaathan, että yhteistyöhankkeilla (KA2) on omat raportointiohjeensa.

Näin kirjaudut raportointialustalle

• kirjaudu EU Login -tunnuksella
• käytä kirjautumiseen hankehakemuksessa ilmoittamaanne sähköpostiosoitetta.

Akkreditoitujen organisaatioiden liikkuvuushankkeet (KA151-YOU)
Nuorisovaihdot (KA152-YOU)
Nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet (KA153-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

• organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
• allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista (myös valmistelutapaaminen)
  • voit käyttää OPH:n mallilomaketta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) tai tehdä oman listan
• ohjelmat (aikataulut) kaikista toiminnoista
• osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
• poikkeuksellisten kulujen tositteet
• vain nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet: käytäntöjen kehittämiseen ja niiden levittämiseen liittyvien kustannusten tositteet. Laskussa esitettävä elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

• Mikäli hankkeessa on vihreää matkustamista, teidän on tehtävä valaehtoinen vakuus vihreästä matkustamisesta. Valitkaa lomake hankkeen rahoitusvuoden perusteella: 
  • Vihreän vakuuden lomake ennen vuotta 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
  • Vihreän vakuuden lomake vuonna 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).
• Mikäli hankkeessa käytetään osallisuustukea organisaatiolle: osallisuustuen vakuus, eli valaehtoinen vakuus osallisuustuen oikeutuksesta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

• nuorisovaihdot: ryhmänvetäjät
• nuorisotyöntekijöiden liikkuvuushankkeet: kaikki osallistujat (pl. kouluttajat ja fasilitaattorit)
• valmistelutapaaminen: raportteja ei täytetä.

Nuorten osallistumishankkeet (KA154-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

• organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
• allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista
  • voit käyttää OPH:n mallilomaketta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) tai tehdä oman listan
• liikkuvuuksien sekä tapahtumien ohjelmat (aikataulut)
• osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
• poikkeuksellisten kulujen tositteet
• allekirjoitettu työaikalista (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) ohjaajakustannusten todentamiseksi (alkaen 2026 rahoitetut hankkeet).

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

• Mikäli hankkeessa on vihreää matkustamista, teidän on tehtävä valaehtoinen vakuus vihreästä matkustamisesta. Valitkaa lomake hankkeen rahoitusvuoden perusteella: 
  • Vihreän vakuuden lomake ennen vuotta 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
  • Vihreän vakuuden lomake vuonna 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).
• Mikäli hankkeessa käytetään osallisuustukea organisaatiolle: osallisuustuen vakuus, eli valaehtoinen vakuus osallisuustuen oikeutuksesta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

• kaikki, joille korvataan matkakulut (mobilities). Jos osallistuja on mukana useammassa aktiviteetissä, hän täyttää Participant Survey -lomakkeen vain kerran, ja ylimääräiset Participant Survey -kutsut poistetaan (deselect) Beneficiary Modulessa.
   

DiscoverEU-osallisuustoimi (KA155-YOU)

Nämä liitteet tulee liittää hankkeenne loppuraporttiin:

• organisaation laillisen henkilön allekirjoittama vakuus (declaration of honour, DOH), jonka pohja on ladattu raportointityökalusta
• allekirjoitetut osallistujalistat kaikista toiminnoista
  • voit käyttää OPH:n mallilomaketta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan) tai tehdä oman listan
• Vaihtoehtona osallistujalistalle kopiot allekirjoitetuista Youthpasseista jokaiselta osallistujalta
• osallisuustuki osallistujille -kululuokan kulujen tositteet
• poikkeuksellisten kulujen tositteet.

Seuraavat liitteet tulee löytyä omasta kirjanpidostanne, mutta niitä ei tarvitse toimittaa raportin liitteenä (alkaen 2023 rahoitetut hankkeet):

• Mikäli hankkeessa on vihreää matkustamista, teidän on tehtävä valaehtoinen vakuus vihreästä matkustamisesta. Valitkaa lomake hankkeen rahoitusvuoden perusteella: 
  • Vihreän vakuuden lomake ennen vuotta 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan)
  • Vihreän vakuuden lomake vuonna 2026 rahoitetuille hankkeille (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).
  • Tämä koskee vain ”Matkustamista etäisemmiltä alueilta” (tapauksissa, joissa lähtömaa ei ole suoraan yhteydessä Manner-Euroopan rautatiejärjestelmään, ja matkustaminen muilla liikennevälineillä on tarpeen siihen maahan pääsemiseksi, josta liikkuvuustoiminto DiscoverEU-matkakortilla alkaa).
• Mikäli hankkeessa käytetään osallisuustukea: osallisuustuen vakuus, eli valaehtoinen vakuus osallisuustuen oikeutuksesta (linkki on ulkoinen, avautuu uuteen ikkunaan).

Loppuraportissa osallistujaraportit (participant survey) Beneficiary Modulessa täyttävät:

• nuoret.

Voit hyödyntää lomakkeita loppuraportin liitteiden laatimisessa:

• Osallistujalista (englanniksi)
• Vihreän matkustamisen vakuus (suomeksi tai englanniksi)
• Osallisuustuen vakuus (suomeksi tai englanniksi)

Suosittelemme sopimuksen tekoa hankekumppaneiden kesken. Kumppanuussopimus voi olla vapaamuotoinen. Liitteessä on ehdotus siitä, mitä hyvä kumppanuussopimus voi esimerkiksi pitää sisällään.

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen toteuttajana sinun on huolehdittava, että viestitte hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Viestintä on tärkeää hankkeen toiminnan ja tulosten levittämiseksi. Lisäksi tarkoituksenmukainen viestintäsuunnitelma on yksi rahoituksen saamisen edellytyksistä.

Ennakoimattomat seikat voivat vaikuttaa hankkeen toteuttamiseen. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan tarvittaessa Force majeure -käytäntöjä.

Raportointialustalla on henkilötietoja, jotka piilotetaan hankkeiden päätyttyä.

Piilottaminen eli pseudonymisointi tarkoittaa toimintoihin osallistuneiden henkilötietojen piilottamista alustalla siten, että ne eivät näy hankkeiden päätyttyä käyttäjille tai kansalliselle toimistolle. 

Päättyneissä hankkeissa käytämme yksittäisistä liikkujista nimen sijaan PRN-numeroa henkilötietojen suojaamiseksi. PRN on osallistujan liikkuvuuden tunniste, joka löytyy raportointialustalta.

Poikkeustapauksissa hankkeen yhteyshenkilö voi pyytää kansallisesta toimistosta henkilötietoja näkyviin raportointialustalla määräajaksi esimerkiksi hanketarkastuksen aikana.

Tarvitset oheisia työkaluja hankeenne hallinnointiin ja raportointiin.